Sistema Eletrônico de Informações é promessa de otimização da gestão de documentos e começa a ser utilizado no contexto da SRE

Inicialmente implantado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) já é hoje utilizado por órgãos do Executivo, Legislativo e Judiciário deste País. Desenvolvido em plataforma aberta, permite a inicialização de processos, criação, edição de documentos e sua tramitação para diversas unidades, realizando atividades para análise e despachos necessários: uma de suas inovações é possibilitar o envio simultâneo de documentos a setores diversos (quando analisados e/ou despachados por diferentes unidades administrativas).

No contexto da SRE Metropolitana B a preparação para a implantação do sistema começou já em início de 2018, quando os servidores foram orientados a realizar o curso virtual SEI! USAR, disponibilizado pela Escola Virtual de Governo (EVG). Houve ainda a visita de colaboradores da Diretoria de Comunicação e Arquivo (DCAR), que se reuniram com os servidores da casa em encontro destinado a fornecer informações preliminares sobre o sistema. O SEI se encontra em funcionamento na SRE desde 07/12/2018.

Encontros preparatórios

Diante das naturais dificuldades encontradas pelos servidores ao conhecerem o sistema na prática, o Núcleo de Planejamento, na pessoa do Felipe Navarro, está, desde 08/02/2019, promovendo encontros para esclarecimentos quanto à utilização do SEI. Cada treinamento envolve a participação de cerca de 10 servidores da SRE, sendo que os integrantes dos setores mais demandados no novo sistema tiveram prioridade para o treinamento. Nesses encontros são explicadas e aplicadas as principais funcionalidades do sistema, com o intuito de multiplicar o conhecimento e possibilitar que todos os setores tenham integrantes capacitados para dar andamento nas demandas e tirar dúvidas dos colegas.

Expectativas e percepção do Sistema

As expectativas em relação à nova ferramenta são que seu uso se torne mais fácil e as funcionalidades do sistema se tornem mais claras e simples na medida em que os servidores passem a trabalhar diariamente com o sistema. Além disso, o menor uso de papel e a tramitação de documentos online potencializa a agilidade para trabalho conjunto e a assinatura de documentos importantes, de modo que essa visão de maior fluidez e sustentabilidade são os principais pontos positivos percebidos pelos servidores.

A recepção da equipe tem sido positiva, de modo geral, sendo as dificuldades analisadas com cuidado pelos administradores do SEI, que, havendo se disposto a auxiliá-la, estão encaminhando suas demandas e dúvidas para o órgão central na medida do possível. As principais dificuldades envolvem as funcionalidades do sistema e o fluxo de trabalho desenvolvido no mesmo, que exigirá maior cuidado e o aprendizado de novas tarefas relacionadas à ferramenta por parte dos servidores.

A aplicação do SEI a Processos Administrativos Disciplinares

Em se tratando do fluxo das etapas de instrução/julgamento de processos administrativos disciplinares, cujo ponto de partida se verifica na Controladoria-Geral do Estado (CGE), o SEI concederá o recebimento do Processo de Investigação Preliminar, a instauração de Portaria Inaugural e sua respectiva publicação.

Todavia, por se tratar de processo de natureza sigilosa, o Processo Administrativo Disciplinar (PAD) tem suas especificidades no SEI. Nesse sentido, o Núcleo de Correição Administrativa (NUCAD) da Secretaria de Estado de Educação (SEE), através de sua coordenadora Nathália Martins Mariz Rezende, promoveu, no último dia 13 de fevereiro do ano corrente, a primeira capacitação dos membros das Comissões de Processos Administrativos Disciplinares, distribuídas pelas 47 Superintendências Regionais de Ensino do Estado.

A Comissão de Processos Administrativos Disciplinares da Superintendência Regional de Ensino Metropolitana B (SRE B) – que tem como membros Arlene Borges da Cunha, Denise Dias e Paulo de Tarso Nascimento Silva – participou dessa primeira turma, quando, entre uma série de aprendizados, compreendeu que o responsável pelo PAD credencia os membros da Comissão que conduzirá os trabalhos (até a elaboração do Relatório Conclusivo) e notifica o responsável pela criação do Processo. O descredenciamento dos membros da Comissão se fará por quem criou o Processo, credenciando, em seguida, membro do Gabinete da Autoridade Julgadora, a qual, por sua vez, fará o descredenciamento do Processo.

Dessa maneira, a iniciativa do NUCAD/SEE foi bastante gratificante, na medida em que a utilização dos dispositivos do SEI para o desenvolvimento/conclusão dos processos administrativos permitiu à Comissão Processante aprender a utilizar uma série de recursos exclusivos, os quais favorecerão o controle mais apurado de permissões, principalmente no que diz respeito à necessidade de se registrar a senha do usuário toda vez que for preciso acessar o Sistema.

Informações

Em caso de dúvidas com relação à utilização do sistema ou ao curso SEI! USAR, entre em contato com os administradores do SEI na SRE Metropolitana B através do endereço sre.metropb.sei@educacao.mg.gov.br. Caso prefira, entre em contato direto com um dos administradores: Wenderson Ferreira, Fábio César (Núcleo de Tecnologia Educacional) e Ivan Tavares (Núcleo de Planejamento). O curso virtual SEI! USAR, promovido pela Escola Virtual de Governo (EVG), encontra-se disponível no endereço https://www.escolavirtual.gov.br/curso/74.
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Com informações do Núcleo de Planejamento e Comissão Processante
Fotos: Núcleo de Planejamento e SRE Metropolitana B